Auditul intern este o cerință a standardelor ISO pentru sistemele de management și trebuie realizat la intervale planificate.
Programul de audit trebuie organizat astfel încât să fie verificate toate procesele incluse în domeniul sistemului de management și toate cerințele aplicabile ale standardului sau standardelor auditate. În practică, organizațiile planifică de regulă auditarea completă a sistemului cel puțin o dată pe an.
Auditul intern nu ar trebui însă privit ca o simplă formalitate înaintea auditului de certificare sau de supraveghere.
Rolul său este să ofere o imagine reală asupra modului în care funcționează sistemul de management și să identifice din timp problemele, vulnerabilitățile și zonele care pot fi îmbunătățite.
Puncte de focus
- Cum trebuie planificat programul de audit intern
- De ce este importantă pregătirea înainte de audit
- Ce înseamnă competența și imparțialitatea auditorului
- De ce trebuie auditate procesele, nu doar documentele
- Cum trebuie privite neconformitățile identificate
- De ce auditul trebuie să evidențieze și oportunități de îmbunătățire
- Ce se întâmplă după emiterea raportului de audit
- Cum poate auditul intern preveni problemele la auditurile externe
Ce înseamnă, de fapt, un audit intern eficient?
Un audit intern eficient este o evaluare planificată și obiectivă prin care organizația verifică dacă sistemul său de management este implementat și funcționează în practică în conformitate cu cerințele stabilite.
Succesul auditului nu se măsoară prin absența neconformităților.
Dacă există probleme reale, este mai util ca acestea să fie identificate în cadrul auditului intern și corectate la timp decât să fie descoperite ulterior de un client sau de organismul de certificare.
Planificarea auditului intern
Primul element al unui audit eficient este planificarea.
Programul de audit trebuie stabilit astfel încât să acopere toate procesele relevante ale organizației și toate cerințele aplicabile ale sistemului de management.
În etapa de planificare trebuie clarificate:
- procesele care urmează să fie auditate;
- criteriile de audit;
- responsabilitățile;
- perioada în care se desfășoară auditul;
- persoanele desemnate pentru realizarea auditului.
O planificare corectă reduce riscul ca anumite procese sau cerințe importante să fie tratate superficial sau să nu fie verificate.
Pregătirea înainte de audit
Auditul nu începe în momentul primei discuții cu personalul.
Înainte de auditarea propriu-zisă, auditorul trebuie să analizeze informațiile relevante pentru zona evaluată.
Pregătirea poate include analiza:
- cerințelor standardului aplicabil;
- documentației sistemului de management;
- proceselor care urmează să fie auditate;
- rezultatelor auditurilor anterioare;
- neconformităților și constatărilor identificate anterior.
Această etapă permite auditorului să înțeleagă mai bine procesul și să evite o verificare bazată exclusiv pe întrebări generale sau pe completarea formală a unei liste de control.
Cine trebuie să realizeze auditul intern?
Auditul trebuie efectuat de persoane competente și imparțiale față de procesul auditat.
Auditorii trebuie să cunoască cerințele standardelor care sunt evaluate, principiile și tehnicile de audit conform ISO 19011, precum și activitățile și procesele pe care urmează să le analizeze.
Competența tehnică este importantă, dar la fel de importantă este obiectivitatea.
Scopul auditorului nu este să confirme că „totul este în regulă”, ci să evalueze pe baza dovezilor dacă sistemul funcționează conform cerințelor stabilite.
Auditează procesele, nu doar documentele
Una dintre cele mai importante diferențe dintre un audit formal și unul eficient este modul în care sunt verificate procesele.
Existența unei proceduri nu demonstrează automat că activitatea descrisă în aceasta este aplicată corect.
De aceea, auditul trebuie să includă:
- discuții cu persoanele implicate în proces;
- observarea activităților;
- verificarea documentelor și înregistrărilor;
- analizarea dovezilor obiective;
- compararea cerințelor stabilite cu modul real de desfășurare a activității.
Întrebarea esențială nu este doar „Există această procedură?”, ci și „Este aceasta aplicată și produce rezultatele așteptate?”.
Neconformitățile nu înseamnă că auditul a eșuat
O organizație nu ar trebui să considere numărul mare de constatări ca fiind automat un semn al unui audit nereușit.
Din perspectiva îmbunătățirii sistemului, poate fi mai periculos un audit superficial care nu identifică problemele existente.
Dacă o neconformitate este descoperită intern, organizația are posibilitatea să o analizeze și să o corecteze înainte ca problema să producă efecte mai importante sau să fie identificată într-un audit extern.
Prin urmare, scopul auditului intern nu este obținerea unui raport „curat”, ci obținerea unei imagini cât mai corecte asupra sistemului de management.
Identificarea oportunităților de îmbunătățire
Un audit intern nu trebuie să se limiteze la identificarea neconformităților.
Rezultatele pot evidenția și:
- observații;
- vulnerabilități;
- procese care pot fi mai bine controlate;
- oportunități de îmbunătățire.
Un proces poate respecta cerințele aplicabile și, în același timp, să existe posibilitatea de a fi organizat mai eficient.
Din acest motiv, auditul intern poate deveni un instrument util pentru dezvoltarea sistemului de management și pentru creșterea performanței organizației.
Ce se întâmplă după audit?
Emiterea raportului nu reprezintă finalul auditului intern.
Pentru neconformitățile identificate trebuie analizate cauzele, stabilite măsurile necesare și urmărită implementarea acțiunilor corective.
Ulterior trebuie verificată și eficacitatea acestora.
Este importantă diferența dintre eliminarea efectului imediat al unei probleme și eliminarea cauzei care a determinat apariția acesteia.
Dacă organizația rezolvă doar situația punctuală, fără să înțeleagă de ce a apărut, problema se poate repeta.
Auditul intern ca instrument de prevenție
Un audit intern bine realizat ajută organizația să identifice problemele înainte ca acestea să se transforme în neconformități mai importante.
Acest lucru poate reduce riscul apariției unor constatări, inclusiv a unor neconformități majore, în auditurile realizate ulterior de clienți sau de organismele de certificare.
Din această perspectivă, auditul intern contribuie indirect și la pregătirea organizației pentru:
- audituri de secundă parte realizate de clienți;
- audituri de certificare;
- audituri de supraveghere;
- alte evaluări externe ale sistemului de management.
Auditul intern nu ar trebui însă organizat exclusiv înaintea unei astfel de evaluări. Valoarea sa este mai mare atunci când face parte din funcționarea normală a sistemului.
Auditul intern ca instrument managerial
Rezultatele auditului trebuie să ofere conducerii informații reale despre eficacitatea sistemului de management.
Un audit bine realizat poate arăta:
- unde există probleme recurente;
- ce procese nu funcționează conform așteptărilor;
- unde există vulnerabilități;
- ce zone necesită măsuri corective;
- unde există oportunități de îmbunătățire.
În acest mod, auditul nu mai este doar o obligație asociată standardului ISO, ci devine o sursă de informații pentru luarea deciziilor și îmbunătățirea organizației.
Concluzie
Un audit intern eficient nu înseamnă doar verificarea documentelor și întocmirea unui raport.
El presupune planificare, pregătire, auditori competenți și imparțiali, verificarea proceselor în activitatea reală și analizarea dovezilor obiective.
La fel de importantă este etapa de după audit: analiza cauzelor, stabilirea acțiunilor corective și verificarea eficacității acestora.
Obiectivul nu trebuie să fie evitarea neconformităților din raport, ci identificarea problemelor suficient de devreme pentru ca organizația să le poată corecta și să își îmbunătățească sistemul de management.
Întrebări frecvente
Auditul intern este obligatoriu pentru sistemele de management ISO?
Standardele ISO pentru sistemele de management prevăd realizarea auditurilor interne la intervale planificate. Programul trebuie organizat astfel încât să fie evaluate procesele și cerințele aplicabile sistemului de management.
Cât de des trebuie realizat auditul intern?
Auditul trebuie efectuat la intervale planificate. În practică, multe organizații stabilesc un program prin care întregul sistem de management este auditat cel puțin o dată pe an, în funcție de modul în care este organizat programul de audit.
Un audit fără neconformități este automat un audit bun?
Nu. Absența neconformităților nu demonstrează automat eficacitatea auditului. Un audit bun trebuie să identifice problemele reale existente în organizație și să ofere informații utile pentru îmbunătățirea sistemului.
Auditorul intern trebuie să fie competent?
Da. Persoanele care realizează auditul trebuie să cunoască cerințele standardelor auditate, principiile și tehnicile de audit, precum și activitățile și procesele pe care le evaluează.
Auditul intern presupune doar verificarea documentelor?
Nu. Documentele reprezintă doar una dintre sursele de dovezi. Auditul trebuie să includă și discuții cu personalul, observarea activităților și verificarea modului în care procesele funcționează efectiv în practică.
Ce trebuie făcut după identificarea unei neconformități?
Trebuie analizată cauza problemei, stabilite și implementate acțiunile necesare, iar ulterior trebuie verificată eficacitatea măsurilor luate. Auditul nu se încheie odată cu emiterea raportului.
