Cât costă și cât durează certificarea ISO 9001?

Costul și durata certificării ISO 9001 sunt două dintre primele aspecte pe care companiile le analizează atunci când decid să obțină un certificat de management al calității. Spre deosebire de achiziționarea unui produs cu preț fix, certificarea ISO 9001 presupune un proces de audit și evaluare adaptat caracteristicilor fiecărei organizații. Prețul depinde de domeniul de activitate, numărul de angajați, complexitatea proceselor și structura companiei, iar durata este influențată în principal de nivelul de pregătire pentru audit. Înțelegerea acestor factori ajută organizațiile să își planifice corect bugetul și să evite întârzierile.

Puncte de focus

• De ce nu există un preț unic pentru certificarea ISO 9001
• Care sunt factorii care influențează costul certificării
• Ce servicii sunt incluse în oferta de certificare IQCR
• Care este diferența dintre costurile de implementare și cele de certificare
• Ce etape presupune obținerea certificatului ISO 9001
• Cât durează certificarea și ce poate prelungi procesul
• Cum verifici validitatea unui certificat ISO 9001
• Cât timp este valabil certificatul și când se efectuează auditurile de supraveghere
• Ce trebuie să urmărești atunci când compari ofertele organismelor de certificare

Ce presupune certificarea ISO 9001?

ISO 9001 este standardul internațional care stabilește cerințele pentru implementarea unui sistem de management al calității. Scopul acestuia este să ajute organizațiile să își controleze procesele, să furnizeze produse și servicii conforme cu cerințele aplicabile și să îmbunătățească satisfacția clienților.

Certificarea presupune evaluarea independentă a sistemului de management implementat, pentru a determina dacă acesta respectă cerințele standardului.

Prin urmare, o companie nu achiziționează pur și simplu un certificat. Ea contractează servicii de audit și evaluare care, în cazul îndeplinirii cerințelor, se finalizează cu emiterea certificatului.

Pentru organizațiile interesate de acest proces, pagina dedicată serviciului de certificare ISO 9001 prezintă principalele beneficii și etapele certificării.

Cât costă certificarea ISO 9001?

Nu există un preț unic pentru certificarea ISO 9001, valabil pentru toate companiile. Costul se stabilește individual, în urma analizării informațiilor despre organizație și despre activitățile care vor fi incluse în domeniul certificării.

Un organism de certificare trebuie să determine resursele și timpul necesare pentru efectuarea auditului, respectând cerințele de acreditare și regulile internaționale aplicabile.

Din acest motiv, două companii care solicită certificarea pentru același standard pot primi oferte diferite, chiar dacă au un număr apropiat de angajați.

De exemplu, o firmă care furnizează servicii administrative dintr-un singur sediu poate avea o structură operațională mai simplă decât o companie care desfășoară activități de producție în mai multe locații.

Diferența de complexitate influențează modul în care este planificat și desfășurat auditul.

Factorii care influențează prețul certificării ISO 9001

Numărul de angajați

Dimensiunea organizației reprezintă unul dintre criteriile utilizate pentru stabilirea timpului de audit.

Numărul de persoane implicate în activitățile care intră în domeniul certificării influențează volumul evaluării. Totuși, numărul total de angajați nu este singurul element relevant.

Organizarea personalului, existența schimburilor de lucru și particularitățile activităților pot influența timpul necesar auditului.

Domeniul de activitate

O companie de consultanță, o firmă de transport și o organizație care produce componente industriale pot avea procese și riscuri operaționale foarte diferite.

În cazul activităților complexe, auditul poate necesita evaluarea unui număr mai mare de procese, verificarea unor operațiuni specifice și implicarea unor auditori cu competențe corespunzătoare domeniului.

Astfel, domeniul de activitate influențează atât planificarea auditului, cât și costul serviciilor de certificare.

Numărul de locații

Companiile care funcționează într-un singur sediu au, în general, o structură mai simplă decât organizațiile cu mai multe puncte de lucru, depozite, unități de producție sau sedii regionale.

În funcție de activitățile desfășurate și de cerințele aplicabile, auditul poate necesita evaluarea mai multor locații.

Acest aspect trebuie clarificat încă din etapa solicitării ofertei.

Complexitatea proceselor

Nu toate organizațiile cu același număr de angajați desfășoară activități comparabile.

Numărul proceselor, nivelul de automatizare, utilizarea serviciilor externalizate și interacțiunile dintre departamente pot influența amploarea evaluării.

Un sistem de management care acoperă activități variate poate necesita un audit mai complex decât unul aplicat unor procese relativ simple și repetitive.

Domeniul pentru care se solicită certificarea

O companie poate solicita certificarea pentru anumite activități, produse, servicii și locații, în condițiile stabilite de regulile de certificare.

Domeniul propus trebuie să reflecte activitățile reale ale organizației și să poată fi evaluat corespunzător.

Definirea clară a acestuia contribuie la întocmirea unei oferte corecte și la evitarea neînțelegerilor ulterioare.

Ce include prețul certificării ISO 9001 oferite de IQCR?

Atunci când compară ofertele, companiile trebuie să analizeze serviciile incluse, nu doar valoarea finală.

Conform informațiilor IQCR, oferta de certificare include costurile aferente procesului de audit și evaluare, precum și serviciile asociate emiterii certificatului.

În mod concret, sunt incluse:

• Auditul de certificare: evaluarea sistemului de management al calității în raport cu cerințele ISO 9001.
• Întocmirea și evaluarea raportului de audit: documentarea constatărilor și analiza rezultatelor evaluării.
• Procesul de luare a deciziei de certificare: verificarea documentelor și stabilirea îndeplinirii condițiilor pentru emiterea certificatului.
• Emiterea certificatului ISO 9001: eliberarea documentului după finalizarea cu succes a procesului de certificare.
• Înregistrarea în IAF CertSearch: includerea certificatului în baza de date internațională destinată verificării certificărilor acreditate.
• Acordarea dreptului de utilizare a mărcii de certificare: utilizarea siglei în materialele de promovare, cu respectarea regulilor aplicabile.

Aceste servicii trebuie analizate împreună, deoarece valoarea unui certificat depinde și de credibilitatea procesului prin care a fost obținut.

Un certificat emis în cadrul unui sistem de acreditare recunoscut internațional oferă partenerilor posibilitatea de a verifica informațiile relevante despre certificare.

Costul implementării ISO 9001 este diferit de costul certificării

Una dintre confuziile frecvente apare între pregătirea sistemului de management și auditul de certificare.

Implementarea ISO 9001 presupune organizarea proceselor interne astfel încât acestea să respecte cerințele standardului.

Această activitate poate include:

• achiziționarea versiunii oficiale a standardului;
• desemnarea persoanelor responsabile;
• analiza proceselor existente;
• stabilirea politicii și obiectivelor calității;
• elaborarea sau actualizarea documentației necesare;
• instruirea angajaților;
• aplicarea procedurilor în activitatea curentă;
• efectuarea auditului intern;
• analiza sistemului de către management.

Organizația poate realiza implementarea prin resurse proprii sau poate apela la servicii externe de consultanță.

Certificarea ISO 9001 reprezintă etapa de evaluare independentă a sistemului deja implementat.

Costurile interne de pregătire, eventualele servicii de consultanță și costurile auditului de certificare trebuie analizate separat.

Pentru o imagine mai amplă asupra planificării financiare, poți consulta și articolul Cum planifici bugetul pentru certificarea ISO într-un IMM.

Care sunt etapele procesului de certificare ISO 9001?

Obținerea certificatului urmează un proces structurat, în care fiecare etapă are un rol important.

1. Solicitarea ofertei

Compania transmite organismului de certificare informațiile necesare pentru analizarea solicitării.

Acestea pot include domeniul de activitate, numărul de angajați, locațiile, procesele și alte caracteristici relevante pentru audit.

Pe baza datelor primite, organismul de certificare stabilește condițiile și resursele necesare evaluării.

2. Ofertarea și contractarea

După analizarea solicitării, compania primește o ofertă personalizată.

Aceasta trebuie să permită înțelegerea serviciilor contractate, a costurilor și a condițiilor de certificare.

Procesul continuă prin acceptarea ofertei și semnarea contractului.

3. Planificarea auditului de certificare

După contractare, organismul de certificare desemnează echipa de audit și stabilește împreună cu organizația detaliile evaluării.

Sunt clarificate domeniul auditului, activitățile care vor fi verificate, locațiile implicate și programul de audit.

Pregătirea corespunzătoare a documentelor și disponibilitatea personalului pot contribui la desfășurarea eficientă a acestei etape.

4. Desfășurarea auditului

Auditul inițial de certificare presupune, în mod obișnuit, două etape.

Etapa 1 urmărește evaluarea pregătirii organizației pentru certificare, inclusiv examinarea informațiilor relevante despre sistemul de management.

Etapa 2 presupune evaluarea implementării și eficacității sistemului, prin verificarea proceselor, analizarea dovezilor și discuții cu persoanele implicate.

Auditorii urmăresc modul în care cerințele ISO 9001 sunt aplicate în activitatea reală a organizației.

Dacă sunt identificate neconformități, acestea trebuie tratate potrivit cerințelor și termenelor aplicabile procesului de certificare.

5. Întocmirea și evaluarea raportului de audit

După finalizarea evaluării, auditorii întocmesc raportul care documentează constatările și rezultatele auditului.

Documentația este ulterior analizată în cadrul procesului de certificare.

Acest pas este important deoarece decizia de certificare nu trebuie confundată cu simpla încheiere a auditului.

6. Decizia de certificare și emiterea certificatului

După evaluarea rezultatelor auditului și îndeplinirea tuturor condițiilor aplicabile, organismul de certificare poate lua decizia de acordare a certificării.

Ulterior, certificatul ISO 9001 este emis și înregistrat conform procedurilor aplicabile.

În cazul serviciilor IQCR, înregistrarea în baza de date IAF CertSearch face parte din procesul comunicat clienților.

Cât durează obținerea certificatului ISO 9001?

Durata certificării ISO 9001 depinde în primul rând de nivelul de pregătire al companiei și de caracteristicile sistemului de management.

Conform informațiilor furnizate de IQCR, procesul de certificare, de la contractare până la emiterea certificatului, poate dura de la câteva zile până la aproximativ două săptămâni, în situațiile în care organizația este pregătită pentru audit și toate etapele obligatorii pot fi finalizate în acest interval.

Acest termen este orientativ și nu reprezintă o garanție pentru fiecare solicitare.

Pentru o companie care trebuie să implementeze sistemul de management de la zero, perioada totală necesară până la certificare poate fi considerabil mai lungă.

Ce poate influența durata certificării?

Printre factorii principali se numără:

• existența unui sistem de management implementat și funcțional;
• disponibilitatea documentației și a dovezilor necesare auditului;
• complexitatea activităților;
• numărul locațiilor;
• disponibilitatea personalului implicat;
• planificarea și durata etapelor de audit;
• necesitatea corectării eventualelor neconformități;
• finalizarea evaluării documentelor și a deciziei de certificare.

O companie bine pregătită poate parcurge procesul mai eficient, deoarece auditorii pot evalua un sistem care funcționează deja.

În schimb, dacă sunt identificate probleme importante sau lipsesc dovezile necesare, certificarea poate necesita timp suplimentar.

Cum poți pregăti compania pentru un proces mai eficient?

Înainte de solicitarea auditului de certificare, este util să verifici dacă procesele relevante sunt definite, responsabilitățile sunt cunoscute, iar documentele reflectă modul real de lucru.

Auditul intern este deosebit de important, deoarece poate identifica probleme înaintea evaluării externe.

Mai multe recomandări practice sunt disponibile în articolul Cum organizezi un audit intern eficient.

Cât timp este valabil certificatul ISO 9001?

Certificatul ISO 9001 are, în mod obișnuit, o valabilitate de trei ani, cu condiția menținerii certificării și respectării cerințelor aplicabile.

Obținerea certificatului nu înseamnă încheierea responsabilităților organizației.

Sistemul de management trebuie să funcționeze în continuare, să fie monitorizat și să fie îmbunătățit.

Primul audit de supraveghere

Primul audit de supraveghere are loc, de regulă, la aproximativ 12 luni, cu respectarea termenelor de certificare aplicabile.

Acesta verifică dacă organizația continuă să aplice cerințele standardului și dacă sistemul de management rămâne eficient.

Al doilea audit de supraveghere

Al doilea audit este efectuat, în mod obișnuit, în jurul celei de-a 24-a luni a ciclului de certificare.

Evaluarea urmărește menținerea conformității și modul în care organizația gestionează schimbările, neconformitățile și activitățile de îmbunătățire.

Auditul de recertificare

Înainte de expirarea certificatului, organizația trebuie să parcurgă procesul de recertificare pentru continuarea certificării într-un nou ciclu.

Acest aspect este important și din perspectivă financiară. Bugetul trebuie să ia în considerare nu doar certificarea inițială, ci și activitățile ulterioare necesare menținerii certificatului.

Cum alegi o ofertă de certificare ISO 9001?

Prețul reprezintă un criteriu important, dar nu ar trebui să fie singurul.

O ofertă foarte mică poate părea atractivă, însă compania trebuie să înțeleagă exact ce servicii primește și în ce condiții va fi emis certificatul.

Înainte de contractare, este recomandat să verifici:

• dacă organismul de certificare deține acreditarea corespunzătoare standardului și domeniului solicitat;
• dacă oferta precizează serviciile incluse;
• dacă sunt clarificate costurile aferente auditului și emiterii certificatului;
• dacă există informații despre auditurile de supraveghere și recertificare;
• dacă certificatul poate fi verificat;
• dacă regulile privind utilizarea mărcii de certificare sunt explicate;
• dacă termenele comunicate permit desfășurarea tuturor etapelor obligatorii.

Pentru o înțelegere mai bună a procesului, poți consulta și materialul Ce este certificarea ISO și cum funcționează în România.

De ce merită investiția în certificarea ISO 9001?

Certificarea ISO 9001 nu trebuie privită exclusiv ca o cheltuială administrativă.

Un sistem de management al calității implementat corect poate ajuta organizația să reducă erorile, să clarifice responsabilitățile și să gestioneze mai eficient relația cu clienții.

De asemenea, certificarea poate fi relevantă în relațiile comerciale în care partenerii solicită dovezi privind existența unui sistem de management al calității.

În anumite licitații sau proceduri de selecție a furnizorilor, certificarea poate reprezenta o cerință sau un avantaj, în funcție de condițiile specifice.

Pentru întreprinderile mici și mijlocii, aceste beneficii sunt analizate și în articolul De ce merită certificarea ISO pentru companiile mici și mijlocii.

Valoarea certificării depinde însă și de modul în care organizația utilizează sistemul de management după obținerea certificatului.

Concluzie

Costul certificării ISO 9001 nu poate fi stabilit printr-un tarif universal, deoarece auditul trebuie adaptat domeniului de activitate, dimensiunii, structurii și complexității organizației.

Durata procesului depinde în special de pregătirea companiei pentru audit. În condiții favorabile, certificarea poate fi finalizată într-un interval de la câteva zile până la aproximativ două săptămâni de la contractare, dar implementarea sistemului de management și rezolvarea eventualelor neconformități pot necesita timp suplimentar.

Pentru o decizie corectă, compania trebuie să analizeze serviciile incluse în ofertă, recunoașterea certificării și costurile asociate întregului ciclu de trei ani.

Dacă dorești să afli cât costă certificarea ISO 9001 pentru organizația ta, poți solicita o ofertă personalizată IQCR, pe baza caracteristicilor și activităților companiei.

Întrebări frecvente