Ce este ISO 45001 și cum obții certificarea pentru sănătate și securitate în muncă

Sănătatea și securitatea în muncă reprezintă responsabilități esențiale pentru orice organizație, indiferent de domeniul de activitate sau de numărul de angajați. Dincolo de respectarea obligațiilor legale, companiile au nevoie de procese prin care să identifice pericolele, să prevină accidentele și să îmbunătățească permanent condițiile de lucru. ISO 45001 oferă un cadru internațional pentru gestionarea sistematică a acestor responsabilități, printr-un sistem de management al sănătății și securității în muncă. Implementarea și certificarea standardului pot contribui la protejarea lucrătorilor, la reducerea riscurilor profesionale și la dezvoltarea unei culturi organizaționale orientate spre prevenție.

Puncte de focus

• Ce este ISO 45001 și care este scopul standardului
• Cui se adresează certificarea ISO 45001
• Care sunt principalele cerințe ale sistemului de management SSM
• Cum sunt identificate pericolele și evaluate riscurile profesionale
• De ce sunt importante consultarea și participarea lucrătorilor
• Care este diferența dintre respectarea legislației SSM și certificarea ISO 45001
• Ce beneficii poate aduce certificarea organizației
• Care sunt etapele obținerii certificatului ISO 45001
• Cât timp este valabil certificatul și cum se menține certificarea
• Cum poate fi integrat ISO 45001 cu ISO 9001 și ISO 14001

Ce este ISO 45001?

ISO 45001 este standardul internațional care stabilește cerințele pentru un sistem de management al sănătății și securității în muncă, cunoscut și sub denumirea de sistem de management SSM.

Scopul său principal este prevenirea accidentelor de muncă și a îmbolnăvirilor profesionale, prin identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor și aplicarea unor măsuri eficiente de prevenire și protecție.

Standardul oferă organizațiilor un cadru pentru stabilirea responsabilităților, planificarea activităților de prevenire, implicarea personalului și evaluarea permanentă a măsurilor implementate.

În România, referința utilizată este SR EN ISO 45001:2023, adoptarea națională a standardului european EN ISO 45001:2023. Acesta are același conținut tehnic de bază ca standardul internațional ISO 45001:2018.

Prin implementarea ISO 45001 pentru sănătate și securitate în muncă, organizația poate transforma activitățile de prevenire și protecție într-un sistem de management coerent, documentat și monitorizat.

Standardul nu se limitează la respectarea unor proceduri sau la existența echipamentelor de protecție. El urmărește modul în care sănătatea și securitatea lucrătorilor sunt integrate în deciziile, procesele și responsabilitățile organizației.

Cui se aplică ISO 45001?

ISO 45001 poate fi implementat de orice organizație, indiferent de dimensiune, structură, domeniu de activitate sau numărul de angajați.

Standardul este relevant atât pentru companiile cu activități care implică riscuri fizice evidente, cât și pentru organizațiile care desfășoară predominant activități administrative sau de birou.

Companii din construcții și industrie

În construcții și în activitățile industriale, lucrătorii pot fi expuși unor riscuri precum căderile de la înălțime, utilizarea utilajelor, manipularea echipamentelor, zgomotul sau expunerea la substanțe periculoase.

ISO 45001 ajută organizațiile să structureze identificarea și controlul acestor riscuri, să stabilească responsabilități și să monitorizeze aplicarea măsurilor de prevenire.

Pentru firmele din construcții, certificarea poate fi relevantă și în contextul cerințelor contractuale. Mai multe informații despre standardele utilizate în acest sector sunt disponibile în articolul Ce standarde ISO sunt obligatorii în construcții.

Companii de transport și logistică

În transport și logistică, riscurile pot apărea în timpul manipulării mărfurilor, utilizării echipamentelor de ridicare, operării vehiculelor sau desfășurării activităților în depozite.

Un sistem de management SSM permite analizarea acestor activități și stabilirea măsurilor adecvate pentru protejarea lucrătorilor.

Organizații din servicii și activități de birou

Riscurile profesionale nu sunt limitate la activitățile industriale.

Companiile de servicii trebuie să gestioneze inclusiv aspecte precum ergonomia, condițiile de lucru, solicitarea fizică și psihosocială sau organizarea activităților în condiții de siguranță.

În aceste organizații, ISO 45001 poate contribui la o abordare mai structurată a sănătății și securității, adaptată naturii muncii desfășurate.

Care sunt principalele cerințe ale ISO 45001?

ISO 45001 urmărește integrarea sănătății și securității în muncă în sistemul general de management al organizației.

Pentru aceasta, standardul stabilește cerințe privind conducerea, identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor, participarea lucrătorilor, controlul operațional și îmbunătățirea continuă.

Implicarea conducerii

Managementul are un rol central în funcționarea sistemului SSM.

Conducerea trebuie să demonstreze implicarea în prevenirea accidentelor și protejarea sănătății lucrătorilor, să stabilească o politică SSM și să asigure resursele necesare.

În practică, aceasta presupune:

• definirea responsabilităților;
• stabilirea obiectivelor SSM;
• alocarea resurselor financiare și umane;
• integrarea măsurilor de prevenire în procesele organizației;
• monitorizarea performanței;
• promovarea unei culturi organizaționale orientate spre siguranță.

Un sistem SSM eficient nu poate funcționa exclusiv prin activitatea persoanei desemnate cu responsabilități de securitate și sănătate în muncă.

El necesită implicarea managementului și a personalului de la toate nivelurile relevante.

Identificarea pericolelor și evaluarea riscurilor

Identificarea pericolelor reprezintă una dintre componentele fundamentale ale ISO 45001.

Organizația trebuie să analizeze activitățile desfășurate și situațiile care pot afecta sănătatea sau securitatea lucrătorilor.

Această analiză poate include:

• echipamentele și utilajele utilizate;
• substanțele periculoase;
• condițiile fizice ale mediului de lucru;
• organizarea activităților;
• activitățile de mentenanță;
• relația cu subcontractanții;
• modificările proceselor de lucru;
• situațiile de urgență;
• factorii ergonomici și psihosociali.

După identificarea pericolelor, organizația evaluează riscurile și stabilește măsurile necesare pentru eliminarea acestora sau reducerea lor la un nivel controlat.

Măsurile de prevenire și protecție

ISO 45001 încurajează tratarea riscurilor prin măsuri eficiente, nu doar prin furnizarea echipamentelor individuale de protecție.

Prioritatea trebuie acordată eliminării pericolelor, acolo unde este posibil, și reducerii riscurilor prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate.

De exemplu, într-o unitate de producție, protejarea lucrătorilor poate presupune modificarea unei operațiuni periculoase, instalarea unor sisteme de protecție, restricționarea accesului sau reorganizarea activității.

Echipamentele individuale de protecție completează aceste măsuri, dar nu ar trebui să reprezinte singura soluție atunci când riscul poate fi eliminat sau redus prin alte mijloace.

Consultarea și participarea lucrătorilor

Una dintre particularitățile importante ale ISO 45001 este accentul pus pe consultarea și participarea lucrătorilor.

Persoanele care desfășoară efectiv activitățile pot identifica pericole sau probleme care nu sunt întotdeauna evidente la nivelul managementului.

Standardul urmărește implicarea acestora în procese precum:

• identificarea pericolelor;
• evaluarea riscurilor;
• stabilirea măsurilor de prevenire;
• investigarea incidentelor;
• identificarea oportunităților de îmbunătățire;
• evaluarea eficacității măsurilor SSM.

Organizația trebuie să creeze mecanisme prin care lucrătorii să poată transmite informații și să participe la deciziile relevante pentru sănătatea și securitatea lor.

Această abordare contribuie la dezvoltarea unei culturi în care prevenirea accidentelor devine o responsabilitate comună.

Pregătirea pentru situații de urgență

Un sistem de management SSM trebuie să includă și pregătirea pentru situații care pot pune în pericol lucrătorii.

În funcție de activitate, acestea pot include incendii, accidente industriale, scurgeri de substanțe periculoase sau alte evenimente care necesită intervenție rapidă.

Organizația trebuie să stabilească proceduri de răspuns, responsabilități, modalități de comunicare și activități de instruire și testare adecvate.

Scopul este reducerea consecințelor atunci când un eveniment nedorit nu poate fi prevenit complet.

Monitorizarea incidentelor și îmbunătățirea continuă

Implementarea ISO 45001 nu se încheie după stabilirea procedurilor.

Organizația trebuie să monitorizeze performanța sistemului, să analizeze incidentele și să identifice oportunitățile de îmbunătățire.

Aceasta presupune investigarea cauzelor incidentelor, tratarea neconformităților, efectuarea auditurilor interne și verificarea eficacității acțiunilor corective.

Prin acest proces, sistemul SSM poate fi adaptat schimbărilor din organizație și noilor riscuri identificate.

Care este diferența dintre ISO 45001 și legislația SSM?

Respectarea legislației privind securitatea și sănătatea în muncă este obligatorie, în timp ce certificarea ISO 45001 este, în general, voluntară.

În România, cadrul legislativ principal include Legea nr. 319/2006 a securității și sănătății în muncă și normele metodologice aprobate prin HG nr. 1425/2006, cu modificările și completările ulterioare.

Legislația stabilește obligații pentru angajatori privind protejarea sănătății lucrătorilor, prevenirea riscurilor, evaluarea pericolelor, instruirea personalului și organizarea activităților de securitate și sănătate în muncă.

Aceste obligații trebuie respectate indiferent dacă organizația deține sau nu un certificat ISO 45001.

Ce adaugă ISO 45001 față de cerințele legale?

ISO 45001 oferă un cadru de management prin care activitățile SSM pot fi organizate, monitorizate și îmbunătățite sistematic.

În loc să trateze fiecare obligație ca pe o activitate separată, organizația poate integra responsabilitățile, evaluările, măsurile de prevenire și monitorizarea într-un sistem coerent.

De exemplu, identificarea unei modificări în legislație poate fi urmată de analizarea impactului asupra activităților, actualizarea măsurilor și verificarea implementării acestora.

Certificarea ISO 45001 garantează respectarea legislației SSM?

Nu.

Certificarea confirmă conformitatea sistemului de management cu cerințele standardului, în limitele domeniului certificat.

Ea nu înlocuiește obligațiile legale, verificările efectuate de autorități sau responsabilitatea angajatorului pentru asigurarea unor condiții de muncă sigure și sănătoase.

De asemenea, existența certificatului nu garantează absența accidentelor și nu exonerează organizația de răspundere în cazul încălcării legislației.

Rolul ISO 45001 este să sprijine prevenirea, controlul și îmbunătățirea continuă a performanței SSM.

Care sunt beneficiile certificării ISO 45001?

Beneficiile ISO 45001 trebuie analizate atât din perspectiva protejării lucrătorilor, cât și a modului în care funcționează organizația.

Reducerea riscurilor de accidente și îmbolnăviri profesionale

Un sistem bine implementat ajută organizația să identifice din timp pericolele și să adopte măsuri de prevenire.

Monitorizarea și reevaluarea riscurilor pot reduce probabilitatea apariției incidentelor, fără a elimina complet posibilitatea producerii acestora.

Îmbunătățirea condițiilor de muncă

ISO 45001 încurajează evaluarea permanentă a condițiilor de lucru și implicarea angajaților în identificarea problemelor.

Acest lucru poate contribui la îmbunătățirea organizării activităților și la crearea unui mediu de lucru mai sigur și mai sănătos.

Creșterea încrederii angajaților și partenerilor

Certificarea oferă o confirmare independentă a existenței unui sistem de management SSM conform cerințelor standardului.

Pentru angajați, aceasta poate reprezenta un semnal al angajamentului organizației față de sănătatea și securitatea lor.

Pentru partenerii de afaceri, certificarea poate constitui un element de încredere în modul în care compania gestionează riscurile profesionale.

Acces la anumite contracte și licitații

În unele domenii, partenerii comerciali sau beneficiarii unor proiecte solicită dovezi privind existența unui sistem de management SSM.

Certificarea ISO 45001 poate fi relevantă în aceste situații, în funcție de condițiile contractuale sau de criteriile procedurii.

Totuși, certificatul nu garantează atribuirea unui contract sau câștigarea unei licitații.

Pentru mai multe informații despre acest subiect, poți consulta articolul Cum ajută certificarea ISO în licitații publice.

Îmbunătățirea performanței organizaționale

Accidentele și incidentele de muncă pot afecta continuitatea activității, productivitatea și disponibilitatea personalului.

Un sistem de prevenire bine organizat poate contribui la reducerea întreruperilor, la clarificarea responsabilităților și la o gestionare mai eficientă a resurselor.

Cum obții certificarea ISO 45001?

Obținerea certificatului presupune implementarea unui sistem de management SSM conform cerințelor standardului, urmată de un proces de audit și evaluare independentă.

Etapele pot fi organizate astfel:

1. Analiza situației existente și pregătirea sistemului SSM

Înainte de certificare, organizația trebuie să stabilească modul în care îndeplinește cerințele ISO 45001.

Această etapă presupune analizarea activităților, identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor și verificarea măsurilor de prevenire existente.

De asemenea, compania trebuie să clarifice responsabilitățile, să stabilească obiectivele SSM și să pregătească informațiile documentate necesare.

Un aspect esențial este funcționarea efectivă a sistemului, nu doar existența documentelor.

2. Solicitarea ofertei de certificare

Compania transmite organismului de certificare informații despre activitățile desfășurate, numărul de angajați, locații și domeniul pentru care solicită certificarea.

Pe baza acestor date sunt analizate condițiile necesare efectuării auditului și este pregătită o ofertă personalizată.

Costul certificării poate varia în funcție de dimensiunea organizației, complexitatea activităților și riscurile asociate acestora.

3. Ofertarea și contractarea

După analizarea solicitării, organismul de certificare transmite oferta.

Dacă aceasta este acceptată, se semnează contractul și se stabilesc condițiile procesului de certificare.

În această etapă trebuie clarificate serviciile incluse, domeniul certificării și modalitatea de organizare a auditului.

4. Planificarea și desfășurarea auditului

Organismul de certificare desemnează echipa de audit și stabilește programul evaluării.

Auditul inițial include, în mod obișnuit, două etape.

Etapa 1 urmărește verificarea pregătirii sistemului de management pentru evaluarea completă.

Etapa 2 presupune evaluarea implementării și eficacității sistemului SSM în activitatea reală a organizației.

Auditorii pot analiza documente și înregistrări, pot discuta cu managementul și lucrătorii și pot verifica activitățile și condițiile de muncă din locațiile incluse în domeniul certificării.

Evaluarea urmărește aspecte precum:

• identificarea pericolelor și evaluarea riscurilor;
• măsurile de prevenire și protecție;
• respectarea cerințelor legale relevante;
• consultarea și participarea lucrătorilor;
• instruirea personalului;
• gestionarea incidentelor;
• pregătirea pentru situații de urgență;
• monitorizarea performanței;
• auditurile interne și analiza efectuată de management.

Dacă sunt identificate neconformități, organizația trebuie să le trateze în conformitate cu regulile procesului de certificare.

5. Întocmirea și evaluarea raportului de audit

După finalizarea evaluării, echipa de audit întocmește raportul în care sunt documentate constatările.

Raportul și celelalte informații relevante sunt analizate în cadrul procesului de certificare.

Această etapă permite verificarea rezultatelor și stabilirea îndeplinirii condițiilor necesare pentru emiterea certificatului.

6. Decizia de certificare și emiterea certificatului ISO 45001

După finalizarea cu succes a evaluării și îndeplinirea cerințelor aplicabile, organismul de certificare poate lua decizia de acordare a certificării.

Certificatul este ulterior emis și înregistrat potrivit procedurilor aplicabile.

Pentru o prezentare a etapelor și a serviciilor disponibile, poți consulta pagina IQCR dedicată certificării ISO 45001.

Cât timp este valabil certificatul ISO 45001?

Certificatul ISO 45001 are, în mod obișnuit, o valabilitate de trei ani, cu condiția menținerii certificării.

În această perioadă, organizația trebuie să demonstreze că sistemul de management SSM continuă să funcționeze și că sunt respectate cerințele relevante.

Primul audit de supraveghere

Primul audit de supraveghere este efectuat, de regulă, la aproximativ 12 luni, în termenele stabilite prin regulile de certificare.

Acesta urmărește menținerea conformității sistemului și eficacitatea măsurilor implementate.

Al doilea audit de supraveghere

Al doilea audit se desfășoară, în mod obișnuit, în jurul celei de-a 24-a luni a ciclului de certificare.

Sunt evaluate funcționarea sistemului, schimbările intervenite și modul în care organizația tratează neconformitățile și oportunitățile de îmbunătățire.

Auditul de recertificare

Înainte de expirarea certificatului, organizația trebuie să parcurgă procesul de recertificare pentru continuarea certificării într-un nou ciclu.

Prin urmare, ISO 45001 trebuie privit ca un angajament pe termen lung, nu ca o evaluare efectuată o singură dată.

Cum poate fi integrat ISO 45001 cu ISO 9001 și ISO 14001?

Un avantaj important al ISO 45001 este posibilitatea integrării sale cu alte standarde internaționale de management.

Multe organizații utilizează deja sisteme de management al calității sau al mediului, iar integrarea poate contribui la reducerea activităților administrative repetitive.

Cele trei standarde au obiective diferite:

• ISO 9001 urmărește managementul calității și îmbunătățirea proceselor și a satisfacției clienților.
• ISO 14001 stabilește cerințe pentru sistemele de management de mediu și gestionarea aspectelor de mediu.
• ISO 45001 se concentrează asupra sănătății și securității în muncă, prevenirii accidentelor și reducerii riscurilor profesionale.

Avantajele unui sistem de management integrat

Integrarea poate permite organizației să utilizeze procese comune pentru:

• stabilirea politicilor și obiectivelor;
• definirea responsabilităților;
• gestionarea informațiilor documentate;
• planificarea și evaluarea riscurilor;
• instruirea personalului;
• organizarea auditurilor interne;
• analiza efectuată de management;
• tratarea neconformităților;
• îmbunătățirea continuă.

În loc să mențină sisteme complet separate, compania poate dezvolta un cadru comun, în care cerințele specifice fiecărui standard sunt gestionate coordonat.

Integrarea nu elimină însă necesitatea evaluării cerințelor proprii fiecărui standard.

De ce este important auditul intern pentru ISO 45001?

Auditul intern reprezintă unul dintre mecanismele prin care organizația verifică funcționarea sistemului de management SSM.

Prin audit, compania poate identifica neconformități, deficiențe și oportunități de îmbunătățire înaintea auditului extern.

Verificările pot urmări dacă:

• evaluările de risc sunt actualizate;
• măsurile de prevenire sunt aplicate;
• lucrătorii cunosc instrucțiunile relevante;
• echipamentele și procesele sunt gestionate corespunzător;
• incidentele sunt investigate;
• acțiunile corective sunt implementate;
• managementul analizează performanța SSM.

Auditul intern contribuie la menținerea sistemului și la pregătirea pentru auditurile de certificare și supraveghere.

Mai multe recomandări despre planificarea și desfășurarea acestei activități sunt disponibile în ghidul Cum organizezi un audit intern eficient.

Ce greșeli trebuie evitate în procesul de certificare ISO 45001?

Una dintre cele mai frecvente greșeli este tratarea certificării exclusiv ca pe o formalitate necesară pentru obținerea unui contract.

Un sistem de management SSM trebuie să reflecte activitățile reale ale companiei și riscurile la care sunt expuși lucrătorii.

Alte probleme care pot afecta eficacitatea implementării includ:

• utilizarea unor proceduri generale, care nu sunt adaptate activităților organizației;
• evaluări de risc care nu reflectă condițiile reale de lucru;
• lipsa implicării lucrătorilor;
• responsabilități insuficient definite;
• instruiri efectuate fără verificarea înțelegerii informațiilor;
• neactualizarea măsurilor după modificarea activităților;
• tratarea incompletă a incidentelor și neconformităților;
• lipsa monitorizării eficacității măsurilor implementate.

Evitarea acestor probleme presupune implicarea managementului, participarea lucrătorilor și evaluarea periodică a sistemului.

Certificarea are o valoare mai mare atunci când sistemul de management este utilizat efectiv pentru prevenirea riscurilor, nu doar pentru demonstrarea conformității în timpul auditului.

Concluzie

ISO 45001 oferă organizațiilor un cadru internațional pentru gestionarea sănătății și securității în muncă, prin identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor, implicarea lucrătorilor și îmbunătățirea continuă a măsurilor de prevenire.

Standardul poate fi aplicat organizațiilor din orice domeniu și de orice dimensiune, iar certificarea reprezintă o confirmare independentă a conformității sistemului de management cu cerințele sale.

Este important de reținut că ISO 45001 nu înlocuiește legislația SSM și nu elimină responsabilitatea angajatorului. Certificarea completează cadrul legal printr-un sistem structurat de management, care poate contribui la prevenirea accidentelor, îmbunătățirea condițiilor de muncă și consolidarea încrederii angajaților și partenerilor.

Dacă organizația ta dorește să obțină certificarea ISO 45001, poți solicita o ofertă personalizată IQCR pentru a afla condițiile și etapele procesului de audit și certificare.

Întrebări frecvente